Pensar en un modelo de planificación y gestión que nos permita abarcar cualquier ámbito y disciplina, nos exige considerar una estructura metodológica lo suficientemente holística como para ir de lo macro a lo micro con dinamismo y coherencia. Habiendo ya recorrido varios puntos en escritos anteriores respecto a los problemas y soluciones en la planificación, en este artículo los invito a recorrer una metodología particular denominada el Ciclo PDCA, también conocida como "Círculo de Deming", para que veamos y comprendamos hasta dónde esta metodología nos puede brindar claridad en el desarrollo de proyectos y la resolución de problemas.
El ciclo estratégico PDCA está compuesto de 4 fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, en un desarrollo (que dice ser) de “espiral de mejora continua”, aunque como podrán ver en las siguientes imágenes, y pueden ir a investigar y corroborar posteriormente, se representa con un círculo.
Las 4 fases se adaptan según el ámbito en que se desea desarrollar el ciclo de PDCA, pero a grandes rasgos lo que propone esta metodología es comenzar desde la formulación de una Planificación (Plan) que contemple la creación de una visión, misión y objetivos claros que se pondrán a prueba a través de la fase de Realización (DO), dónde se llevarán a cabo la acciones capacitando a todo el equipo en el conocimiento de ese plan y registrando los datos de lo realizado. La tercer fase, de Verificación (Check), es donde se evaluará la brecha entre lo planeado y lo realizado, esto se puede hacer de manera paralela a la implementación o una vez que ésta concluya, para finalmente a través de la fase Actuar (Act) implementar esos cambios necesarios de ser realizados (en caso de ser viables esos cambios) para mejorar cada proceso, generándose así un final que es al mismo tiempo el inicio de un nuevo ciclo, donde una nueva Planificación (Plan) se abre paso hacia la concreción de la mejora del nuevo proyecto.
Intenté resumir de la mejor manera lo que esta metodología propone, y es en este punto dónde es importante que comprendamos qué de esto nos sirve para nuestra planificación. Empezando por entender que lo más nodal, el núcleo desde el que se inicia este ciclo metodológico (que luego se expande a cada una de las fases), es un esquema mental que nos propone un pensamiento lineal y no en espiral como dice de ser. Podemos ver que es evidente la estructura lineal que tiene este modelo porque la interacción entre fases es secuencial, para avanzar sobre una fase es necesario completar las anteriores, no es posible saltar fases, ni retornar de fases más avanzadas a fases primordiales (al menos no se plantea esta posibilidad), tampoco plantea la posibilidad de replantear el porqué se decidió llevar a cabo determinada Planificación (Plan), y este punto nos muestra que el ciclo PDCA sobreentiende que lo interpretado como problema o solución en un inicio, no será modificado hasta concluido el ciclo.
Gracias a poner bajo lupa el planteo de “mejora continua en espiral” del ciclo de PDCA, vemos que en realidad esta metodología se basa en un modelo de mejora por prueba y error, y un planteo de prueba y error no implica necesariamente, una mejora.
Podemos ver también que al ser un esquema centralizado en lo que se entiende como logro eficiente de objetivos, se prioriza el hacer por sobre las otras acciones, a tal punto que dentro de las cuatro fases, hay 3 acciones: Planificar, Evaluar y Hacer, dónde el hacer se repite en dos fases: Hacer y Actuar (Do and Act).
En los últimos años las metodologías de planificación han virado hacia poner cada vez más el foco en el hacer por sobre otras acciones. Una de las causas de esto es que durante muchos años las planificaciones han sido realizadas por personas que se encontraban distanciadas del contacto con lo que sucedía sobre el campo dónde se realizaba dicho plan. Las metodologías que hoy priorizan el hacer por sobre las demás acciones han rebotado de un extremo hacia el extremo opuesto de la cuestión, incluyendo la planificación simplemente como un concepto necesario de ser mencionado. Un caso emblemático de esto es el de Amazon, que ha crecido en base al lema de Jeff Bezos: “El tamaño de tus errores (fracasos) necesita crecer junto con la compañía”. El discurso de que los problemas en nuestra vida se resuelven con hechos, con acciones concretas, con haceres que implican que cada vez invirtamos más esfuerzo, tiempo, dinero, saberes, experiencias, etc. cada vez pisa más fuerte. Y en nuestra cotidianidad vemos que algunas veces esto funciona y muchas otras veces no. Hay entonces algo que determina desde antes sobre ese hacer, y eso anterior es una idea, un esquema mental que nos dice que hacer es la única vía para resolver nuestros problemas.
Seguramente les ha sucedido que hay momentos en los que realizar una tarea les lleva una determinada cantidad de tiempo que en otros momentos les lleva mucho menos que las veces anteriores. A una misma tarea con los mismos pasos, que repetimos cotidianamente, a veces le invertimos lo que pareciera una eternidad de tiempo y otras veces, unos cuantos minutos, ¿Qué es lo que varía? Esa tarea, que podríamos desde nuestra idea pensar como un hecho invariable y objetivo, vemos que está determinada por algo anterior que la modifica, hay algo que determina sobre el tiempo que nos lleva realizar esa tarea, que claramente no depende solamente del hacer mejor o peor la tarea, sino de algo previo que determina sobre eso. Según la mirada profesional o cultural que tengamos podríamos inferir que eso que determina es: la percepción del tiempo, nuestro estado de ánimo, nuestro interés por lo que estamos haciendo, nuestro nivel de cansancio, si sabemos o no realizar esa tarea, las horas de sueño, etc. En este artículo los invito a que pensemos como una posibilidad integradora, que va más allá de nuestras profesiones, que eso previo remite a dos cuestiones: qué vemos y qué comprendemos de lo que estamos haciendo.
Seguramente les ha pasado también que aquello que logran comprender mejor lo resuelven de una manera más rápida y efectiva que aquello que no han logrado comprender, y que cuando no logran comprender algo repiten el recurso de querer resolver con “más hacer”. Esto es muy común en todos los ámbitos y es llamativo que el mismo discurso del que les hablaba anteriormente también nos dice que, si no hacemos, estamos perdiendo el tiempo. En algunos ámbitos hasta es mal visto que se invierta tiempo en pensar los problemas y las soluciones, y está bien visto seguir probando para analizar luego qué es lo que sucede. Hay ciertas cuestiones de nuestra vida que pueden resolverse pensando desde este esquema mental, ¿pero qué sucede cuando ya no nos sirve la prueba y error? Todo lo sucedido en la pandemia respecto a cuáles son los mejores métodos de prevención ante el covid19 es un ejemplo claro de pretender resolver desde la prueba y error sin comprender antes cuál es el problema, a tal punto que el día de hoy se sigue sin conocer el problema, al mismo tiempo que instituciones como la organización mundial de la salud afirman con seguridad soluciones que niegan a los pocos días, repitiendo confusiones en un círculo de contradicción infinito cada vez más esquizofrénico.
Sin ánimos de igualar a quienes crearon la metodología de PDCA con la OMS, podemos comprender entonces que el esquema mental desde el que se piensa es muy similar, y que el problema que contiene esta metodología de planificación en su núcleo es pretender resolver con el hacer lo que aún no hemos comprendido.
Lo recorrido nos exige ver lo similar de este esquema en todos los otros modelos de planificación que utilizamos para el logro de nuestros objetivos, ¿Cuántos otros modelos de planificación usan el mismo esquema de pensamiento?, que sin dudas nos pueden aportar muchísimas soluciones prácticas, pero que está claro que no logran resolver cuestiones más complejas porque no consideran cuál es ese problema que se rearma incesantemente una y otra vez.
Hay culturas iniciáticas que han representado el ciclo de repetición constante de un problema con figuras, esquemas y dibujos como los siguientes:
Los ouroboros o “Serpiente que se muerde la cola” es una representación gráfica de una enseñanza descubierta por culturas como la Egipcia, Griega, Azteca, Celta, etc. que reconocieron el peligro que trae rearmar ciclos. Ese problema nodal no resuelto que creemos que lo resolvemos por lo que hacemos, y que por no comprender de dónde surge y porqué para nosotros eso es un problema, permitimos que vuelva a rearmarse infectando cada nuevo ciclo que queremos iniciar. Por eso muchas culturas originarias representaban este aprendizaje y advertencia con la imagen de una serpiente que se muerde su propia cola. No importa cuán grande sea ese circuito, puede durar meses, años o toda la vida, podemos estar muchísimo tiempo creyendo que estamos resolviendo realmente un problema por lo que hacemos, obteniendo logros económicos, sociales, profesionales, familiares, etc. para darnos cuenta en el momento en el que nos encontramos de frente con el mismo problema de siempre, que en realidad hemos realizado toda esa vuelta para retornar otra vez al mismo lugar.
En este punto muy probablemente se preguntarán: ¿entonces? Entonces los invito a realizar y realizarnos preguntas en base a lo recorrido, para que veamos qué otros modelos de planificación repiten este esquema mental y qué otros esquemas existen, y encontrarnos en un próximo escrito para ver y comprender si existe o no esa solución.
*Juan Ignacio Costoya*