En el escrito anterior hice referencia al Mapa de Planificación de Proyectos que brindo en mis asesorías, una herramienta que invita a seguir ciertos conceptos claves para el armado de la planificación de un proyecto.
En este escrito voy a hacer referencia a los conceptos que integran este mapa, aclarando desde el inicio que el Mapa de Planificación de Proyectos se complementa con otras herramientas, principalmente el Canvas, metodología muy utilizada para el armado de modelos de negocios, a la que voy a hacer referencia en el próximo escrito.
El Mapa de Planificación de Proyectos que aquí les presento se basa en el “Cuadro de las Coordenadas de la Planificación”, metodizado por J.L. Parise, que pueden encontrar en el libro los referentes que voy a utilizar para los conceptos de Resultado y Estrategia.
Para usar este mapa debemos empezar por comprender sus partes: Resultado, Limitaciones, Estrategias, Misión, Valores, Fases y Metas.
Crear nuestro propio Resultado es mucho más que escribir “una frase” o “un objetivo general”. Crear un Resultado es decidir qué deseamos alcanzar, decisión que implica una integración entre el adentro y afuera, entre la realidad y el Sujeto que decide ese Resultado. El Resultado tiene cuatro referentes, tiene que ser Denso -concretamente definir eso que queremos lograr-, Conmensurable -medible, establecer tiempos y cantidades-, Convergente -llevar todo lo que hacemos hacia eso que queremos lograr- y Más allá del yo -algo que nos exija agrandar los circuitos de lo ya conocido y aprendido-.
Cuando hablo de limitaciones me refiero a todas esas situaciones con las que nos encontramos cada vez que queremos avanzar en nuestros proyectos, ¿contra qué chocamos? Cada persona suele chocar con cuestiones que solemos pensar como factores externos, si aprendemos a ver y comprender esos factores externos como un reflejo de lo interno, los límites pasan a ser el lugar que nos aporta claves enormes respecto a dónde nos tenemos que dirigir para atravesar esos límites.
Y es en ese punto dónde es posible pensar las Estrategias de nuestro proyecto desde un lugar muy diferente al que nos suelen enseñar. Las estrategias de un proyecto no se basan en “derrotar a la competencia”, como durante muchos años lo han enseñado las corrientes corporativas o el marketing, sino que las Estrategias se basan en decidir a dónde nos dirigimos para alcanzar el Resultado que nos proponemos, Respondiendo ante los límites que nos encontramos. Los referentes para crear una Estrategia son similares a los del Resultado, con la gran diferencia de que una Estrategia no es algo denso, sino sutil, y sutil quiere decir penetrante, que tiene capacidad de entrar y llegar a más lugares. Los otros tres referentes de la Estrategia son los mismos que los del Resultado: Conmensurable, Convergente y Más allá del yo.
Los conceptos de Misión y Valores los menciono por que son muy utilizados en el ámbito de la planificación y por que es importante aclararlos para quién está realizando un proyecto propio desde sus inicios, ya que van a encontrar muchas veces con esos conceptos. Tanto la Misión como los Valores son maneras diferentes de ordenar las Estrategias que definimos desde antes, con la diferencia de que tanto la Misión como los Valores estarán a la vista de todos, compartidas en nuestra página web, en nuestras redes sociales, etc. y las Estrategias debemos primero decidir si es mejor compartirlas o no, considerar el tiempo preciso en que transmitir nuestra Estrategia tenga una función y nos sirva para lo que nos proponemos alcanzar.
Las Fases nos permiten visualizar el tiempo cronológico de nuestro proyecto, ordenando nuestro año según todos los conceptos ya mencionados. Las fases nos permiten considerar desde antes cuando empieza y termina un momento particular del año, cuando en un proyecto en particular hay determinadas fechas importantes, qué predisposición hay culturalmente hablando en tales o cuáles fechas y cual es la cantidad de tiempo que establezco para lograr algo. Es también muy importante aclarar que jamás un proyecto se limita a lo que podemos ordenar desde el tiempo cronológico, y eso es algo que tal vez hablaremos más detalladamente en otros escritos.
Las Metas Claves son una vía para organizar lo que nos proponemos en nuestro Resultado y eso se relaciona también con las áreas que tiene un proyecto. Mientras más convergente sea el Resultado más cuestiones de nuestra vida abarcaremos con eso que definimos como Resultado, por eso las metas nos permiten entender que hay pasos a lograr, escalones que subir, puertas que abrir para llegar a lo que nos proponemos. A través del Mapa de Planificación de Proyectos te propongo pensar las Metas como pequeños Resultados a alcanzar, que junto con las tareas y acciones a realizar se pueden ordenar a través de aplicaciones o herramientas de seguimiento como el diagrama de GANTT, Kanban, metodologías ágiles, OKRs, o la más acorde a lo que elijas.
Las Áreas, Tareas y Tácticas de un proyecto son también conceptos claves, que recorreremos en próximos escritos.
Este es un pequeñísimo primer paso para entrar en el Mapa. Aún así con lo desarrollado, ya les es posible a quienes deseen, avanzar en la creación de su propio Mapa de Planificación de Proyectos.
Nos queda entonces comprender la relación que hay entre cada uno de esos conceptos y eso hace también a entender el uso del Mapa. Esas relaciones son las que ubico en los encuentros y actividades que brindo, a los cuales te invito a participar para que también comprendas la aplicación de este cuadro en casos concretos.
En este cierre también quiero compartirte que Planificar, Gestionar y Organizar nuestros proyectos es algo que también debemos aprender a disfrutar. Por eso te comparto esta canción que hace alusión a lo que aquí escribo y que ojalá te acompañe al momento de crear tu Mapa de Planificación de Proyectos.
***Juan Ignacio Costoya***