Una de las razones por las que estudié Psicología Social es por que me interesan mucho el recurso de las dinámicas grupales que aporta esta disciplina a la planificación, gestión y organización de proyectos.
En la década más reciente esas dinámicas, llevadas al ámbito del marketing y el diseño, son denominadas a través de la metodología de Design Thinking (1), que se basa principalmente en soportes visuales donde plasmar acuerdos, ideas, avances, mejoras, diseños, etc. Muchas otras áreas profesionales, más allá del marketing y el diseño, han tomado estos esquemas, e incluso se crearon muchas aplicaciones (apps) en dónde recrear y usar esos esquemas.
Desde hace más de 12 años me dedico a usar, mejorar y crear mis propios esquemas visuales de trabajo, acordes a las particularidades de los proyectos que dirijo o asesoro. Gracias a ese recorrido puedo decir que los esquemas que usemos para planificar, gestionar y organizar proyectos son útiles cuando nos sirven para:
Trazar qué es lo que queremos alcanzar
Integrar lo específico y lo general
Reconocer las limitaciones
Decidir cuáles son nuestros desafíos
Armar la relación entre las partes del plan
Ordenar nuestro tiempo
Trazar qué es lo que queremos alcanzar
Anotar lo acordado, en nosotros mismos y en el equipo de trabajo. Usar o crear un esquema es tener un marco referencial, leyes que rigen sobre nuestro proyecto, que ordenan a todos los que participan directa o indirectamente.
Integrar lo específico y lo general
Armar la relación entre las tareas específicas que hacemos en el día a día y lo plasmado de manera general en nuestro esquema. Imagínense el fuelle de un bandoneón, cuando se extiende podemos ver detalles y cuando lo cerramos vemos el esquema entero. También pueden pensar en un GPS, que nos permite ver el lugar exacto al que vamos a ir al mismo tiempo que si alejamos la vista vemos una ciudad entera, o incluso un continente. Esa acción nos permite entrenarnos en cuando poner prioridad a las tareas específicas del día a día y cuando es momento de poner prioridad para actualizar, evaluar, reafirmar decisiones, etc. También nos permite entender cuando algo es necesario y cuando algo no lo es.
Reconocer las limitaciones
Cuando formulemos nuestro esquema vamos a ver ciertas limitaciones del equipo de trabajo y las limitaciones propias de cada uno de los integrantes del equipo. Ver esas limitaciones es el primer paso para reconocer y transformar esos límites, resolviendo y disolviendo las situaciones que repetimos una y otra vez.
Decidir cuáles son nuestros desafíos
Si ya definimos qué es lo que queremos alcanzar y vemos cuáles son nuestras limitaciones, ahora tenemos que armar el puente y decidir cuáles serán las estrategias que llevaremos a cabo para alcanzar lo que nos proponemos, yendo más allá de nuestros límites.
Armar la relación entre las partes del plan
El ejercicio de decidir y ubicar el contenido propio de cada concepto nos permite analizar y mejorar la relación entre cada una de las partes del esquema, para que cada vez esa relación sea más fluida y clara para todos los integrantes.
Ordenar nuestro tiempo
El tiempo es un concepto muy amplio y en el ámbito de la planificación, gestión y organización de proyectos se suele reducir este concepto al tiempo lineal. Es importante considerar el tiempo lineal para estimar el “paso a paso” de un proyecto y para estimar el conmensurable de para cuando cumplir con nuestras metas El tiempo circular no suele plasmarse en esos esquemas, y eso es porque el tiempo circular rompe con los moldes de lo los esquemas visuales rígidos a los que los occidentales estamos acostumbrados.
Como dije más arriba esas características son claves, y en esta oportunidad les voy a compartir lo que llamé Mapa de Planificación de Proyectos, que construí gracias a lo que aprendí de herramientas como “El Cuadro de las Coordenadas de la Planificación” (2). Les comparto la imagen del Mapa de Planificación de Proyectos para que lo conozcan. En próximas entradas voy a desarrollar los conceptos e este Mapa y otros esquemas que uso complementariamente, como el Canvas.
Te invito a que compartas tus comentarios y preguntas, las voy a tener en cuenta para los escritos, videos y actividades que brindaré desde Satya Planificación.
***Juan Ignacio Costoya***
Bibliografía:
(2): Página 189 - “El Otro Camino”, 4ta Edición 2016, José Luis Parise